Entstehung

Wie alles begann

Entstanden ist die Software, um die Blechkarten-„Sprungbändel“ der Narrenzunft Betra durch ein moderneres System abzulösen. Wie viele andere Narrenzünfte auch, wurde über Jahre hinweg so verfahren:

Es wurden (teure) Einweg-Blechkarten im Scheckkarten-Format für das aktuelle Jahr gekauft oder Papierkarten mühevoll laminiert und an die Mitglieder verteilt.

Sprungkarte aus blech

Diese Blechkarten hatten nummerierte Felder, die für die jeweiligen Umzüge vorgesehen waren. An jedem Umzug wurde von einem Erfasser mit einer Stanzzange das entsprechende Feld auf der Blechkarte markiert. Die Karten wurde dann am Ende der Fastnacht-Saison eingesammelt und von Hand ausgezählt. Da dieses System nicht nur teuer, umständlich und fehleranfällig war, wurde es durch ein digitales System abgelöst. Mit der Event Tracker Software, können QR-Codes erstellt , auf Etiketten gedruckt und ausgegeben werden. Auch die Barcodes von eventuell bereits vorhandenen Mitgliederausweisen können in der Regel problemlos integriert werden.

Ein- oder mehrere Erfasser scannen parallel mit ihren Smartphones die Codes bei jeder Veranstaltung und exportieren sie automatisch verschlüsselt an den Event-Tracker-Server. Dort werden die Daten synchronisiert, sind damit sofort auswertbar und in die Homepage integrierbar. Für jedes Vereinsmitglied sind somit seine Teilnahmen passwortgeschützt einsehbar.

Use-Cases

Narrenzunft (seit 2011)

Individuelle Barcodes werden mit der Software erstellt, auf Etiketten ausgedruckt und an die Mitglieder verteilt, entsprechend dem jährlichen „Sprungbändel“-Verkauf. Die Mitglieder führen die Barcodes auf ihren Mitgliederausweisen (Scheckkartenformat) mit. Mehrere Erfasser scannen parallel mit ihren Smartphones und der Event Tracker Software die Barcodes bei jedem Umzug oder sonstigen Veranstaltungen. Die erfassten Daten können so jederzeit, sofort oder am Ende der Saison, abgerufen und verarbeitet werden.

Aktuell haben die Barcodes eine Gültigkeit von 1 Jahr und werden von den Mitgliedern jährlich neu gekauft. Eine Erfassung abgelaufener Barcodes wird von der Software verweigert. Inzwischen haben viele, vor allem jüngere Mitglieder, den Barcode auf ihrem Smartphone abgespeichert. So muss der Sprungbändel nicht mitgeführt werden. Um erfasst werden zu können wird aber kein Smartphone benötigt!

Am PC wird nach der Saison unter anderem ausgewertet, welches Mitglied in welchem Jahr einen Orden für seine „Sprünge“ bekommt. Zudem zeigt die Software eine Warnmeldung an, wenn ein Mitglied nicht die für seine Gruppe vorgesehene Anwesenheit erfüllt. Beispielsweise müssen Hexen mindestens 35% Anwesenheit an allen Umzügen über die letzten 3 Jahre nachweisen.

Narrenzunft (seit 2017)

Die Narrenzunft verfügt über individuelle Mitgliederausweise (wir-machen-druck.de), welche QR-Codes mit fortlaufenden Nummern enthalten. Die Mitglieder führen die Mitgliederausweise bei Umzügen mit sich, oder haben den QR-Code über die Webseite auf ihr Handy heruntergeladen.

Sprungkarte aus blech Sprungkarte aus blech

Mehrere Erfasser scannen parallel mit ihren Smartphones und der Event Tracker Software die QR-Codes.

Die Mitgliederausweise werden am Anfang des Jahres für bezahlende Mitglieder für 1 Jahr aktiviert. Nur aktivierte Mitgliederausweise können gescannt werden. Eine spontane Bezahlung bei einem der Umzüge ist ebenfalls möglich. Es können auch unterschiedliche Gültigkeits-Zeiträume für die Ausweise eingestellt werden.

Karate-Verein (seit 2014)

Ein ortsansässiger Karate-Verein setzt die Software bereits seit 3 Jahren erfolgreich ein, jedoch mit einem etwas anderen Vorgehen. In dem Verein bekommen die Mitglieder einen Deutschen Sportausweis. Dieser hat bereits einen Barcode aufgedruckt.

Alle Trainer des Vereins haben auf ihren Smartphones die Software installiert. Je nachdem welcher Trainer bei einem Training anwesend ist, scannt dieser die anwesenden Mitglieder. Am PC werden die Daten dann zusammengeführt und ausgewertet.

Der grundsätzliche Unterschied zu der Erfassung bei Narrenzünften besteht darin, dass bei einem Karate-Verein die „Events“ nicht festgelegt sind. Die Umzüge einer Narrenzunft stehen vorher fest, bei einem Sportverein sind die Trainingseinheiten kontinuierlich und fortlaufend. Die Software hat daher nicht eine vordefinierte Liste an Events, sondern erstellt diese selbst.